Obsługa zgłoszeń naruszeń prawa od sygnalistów w Aramco Fuels Poland sp. z o.o.
Informujemy, że Aramco Fuels Poland sp. z o.o. wprowadziła Procedurę Zgłaszania i Rozpatrywania Nieprawidłowości oraz Ochrony Sygnalistów określającą zasady obsługi zgłoszeń wewnętrznych o zaistniałym lub potencjalnym naruszeniu prawa z zakresu wskazanego w art. 3 ust. 1 Ustawy z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów i podejmowania w tym zakresie działań następczych.
Osobami uprawnionymi (sygnalistami) do dokonywania zgłoszeń są obecni i byli pracownicy lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz Aramco Fuels Poland, jak również osoby, które uczestniczyły w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy z Aramco Fuels Poland.
Informację o naruszeniu można przekazać poprzez:
- zgłoszenie imienne - zapewniające możliwość identyfikacji sygnalisty oraz przekazania mu informacji zwrotnej.
- zgłoszenie anonimowe - zapewniające brak możliwości identyfikacji sygnalisty.
Sposoby przyjmowania zgłoszeń:
- pocztą elektroniczną: na adres mail: integrity@aramcofuels.com.
- telefonicznie: w dni robocze w godzinach 8:00-16:00 na nr +48 511 881 750
- pocztą tradycyjną na adres: Kierownik Zespołu ds. compliance Aramco Fuels Poland sp. z o. o., ul. Jana z Kolna 11, 80-864 Gdańsk z dopiskiem: "Do rąk własnych”.
- osobiście: podczas bezpośredniego spotkania z Kierownikiem Zespołu ds. compliance w Aramco Fuels Poland sp. z o.o., po wcześniejszym umówieniu się na nr tel. +48 510 069 420.
- Na wniosek sygnalisty o bezpośrednie spotkanie, będzie ono zorganizowane w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.
- Zgłoszenie dokonywane telefonicznie jest nagrywane za zgodą sygnalisty.
- W przypadku zgłoszenia dokonywanego pocztą elektroniczną, sygnalista może zabezpieczyć przesyłaną korespondencję hasłem na plik, ustalając wcześniej sposób bezpiecznego przekazania hasła z Zespołem ds. compliance lub ustalić inną możliwą metodę zaszyfrowania korespondencji.
- W przypadku zgłoszenia dokonywanego pocztą tradycyjną sygnalista może przesłać zgłoszenie w dwóch kopertach. Pierwszą zaklejoną kopertę ze zgłoszeniem należy oznaczyć ”Do rąk własnych Kierownika Zespołu ds. compliance”, a następnie włożyć ją do drugiej koperty zaadresowanej do Aramco Fuels Poland bez podawania na niej danych nadawcy.
Zgłoszenie powinno zawierać:
- wskazanie, na czym polega zidentyfikowane naruszenie oraz datę jego wystąpienia;
- wyczerpujące uzasadnienie zidentyfikowanego naruszenia;
- wskazanie osoby, której dotyczy naruszenie oraz innych osób trzecich będących świadkami naruszenia;
- w przypadku zgłoszeń imiennych, imię i nazwisko sygnalisty oraz dane do kontaktu.
W przypadku zgłoszenia imiennego, sygnalista jest informowany o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
Ochrona sygnalisty:
- Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją, mobbingiem oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania czy działaniami odwetowymi w związku z dokonanym zgłoszeniem.
- Aramco Fuels Poland gwarantuje i zapewnia sygnaliście, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń sposoby przetwarzania danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
Informacja na temat przetwarzania danych osobowych więcej